تحليل سيستم اطلاعات انبار
سازمان جهاد کشاورزي استان خراسان رضوي
وزارت جهاد کشاورزي
فهرست مطالب
1- شناخت وضعيت موجود5
1-1- مقدمه6
1-2- وضعيت موجود سيستم انبار در سازمان7
1-2-1- جايگاه سازماني و شرح وظايف7
1-2-2- نيروي انساني موجود8
1-2-3- نوع انبار8
1-2-4- كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها8
1-2-5- سيستم كدگذاري كالاهاي انبار8
1-2-6- تجهيزات موجود در انبار9
1-2-7- فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن9
1-2-8- فرمهاي مورد استفاده در سيستم فعلي انبار سازمان10
1-2-9- برنامه‌ريزي تأمين كالا10
1-2-10- انبارگرداني10
1-3- كاستيها و محدوديتهاي سيستم اطلاعات انبار در سازمان10
1-4- برخي الزامات قانوني در محاسبات عمومي اموال دولتي13
2-طراحي سيستم 15
2-1-مقدمه 16
2-2-موقيعت انباردرساختار سازماني12
2-3-رويه ها17
2-4-دستورالعملها29
2-5-فرمها32
پيوست:راهنماي کد کالاهاي انبار 48
دياگرامهاي رابطه اي 63
شناخت وضعيت موجود
توصيف سيستم
1 ـ 1 ـ مقدمه
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق مي‌شود. وظايف انبارها در سازمان‌را مي‌توان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي‌خريداري شده.
ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و… وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات مي‌باشد.
انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين گزارش وضعيت موجود انبار سازمان به لحاظ جايگاه سازماني و شرح وظايف؛ نيروي‌انساني موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجوديهاي آن و نحوه چيدمان؛ سيستم كدگذاري كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهاي مربوطه،… تشريح گرديده و كاستيها و محدوديتهاي آن تبيين‌مي‌گردد. بديهي است شناخت وضعيت موجود مبناي طراحي سيستم مطلوب سازمان قرار خواهد گرفت‌كه در گزارشهاي آتي به آن خواهيم پرداخت.
