مقاله تحليل سيستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزي
مقدمه
مقاله تحليل سيستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزي هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق مي‌شود. وظايف انبارها در سازمان‌را مي‌توان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي‌خريداري شده.
ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و… وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
این مطلب از فروشگاه مارکت فایل به ارائه تحليل سيستم اطلاعات انبار جهاد کشاورزي در قالب 80 صفحه می‌پردازیم.
فهرست مطالب
1- شناخت وضعيت موجود5
1-1- مقدمه6
1-2- وضعيت موجود سيستم انبار در سازمان7
1-2-1- جايگاه سازماني و شرح وظايف7
1-2-2- نيروي انساني موجود8
1-2-3- نوع انبار8
1-2-4- كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها8
1-2-5- سيستم كدگذاري كالاهاي انبار8
1-2-6- تجهيزات موجود در انبار9
1-2-7- فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن9
1-2-8- فرمهاي مورد استفاده در سيستم فعلي انبار سازمان10
1-2-9- برنامه‌ريزي تأمين كالا10
1-2-10- انبارگرداني10
1-3- كاستيها و محدوديتهاي سيستم اطلاعات انبار در سازمان10
1-4- برخي الزامات قانوني در محاسبات عمومي اموال دولتي13
2-طراحي سيستم 15
2-1-مقدمه 16
2-2-موقيعت انباردرساختار سازماني12
2-3-رويه ها17
2-4-دستورالعملها29
2-5-فرمها32
فهرست
پيوست:راهنماي کد کالاهاي انبار 48
دياگرامهاي رابطه اي 63
فهرست شکلها
1-2- موقيعت انباردرساختار سازماني12
فاز اول: 1
شناخت وضعيت موجود
– توصيف سيستم
1 ـ 1 ـ مقدمه
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق مي‌شود. وظايف انبارها در سازمان‌را مي‌توان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي‌خريداري شده.
ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
انبارها را از دو جهت مي‌توان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و… وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات مي‌باشد.
انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين گزارش وضعيت موجود انبار سازمان به لحاظ جايگاه سازماني و شرح وظايف؛ نيروي‌انساني موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجوديهاي آن و نحوه چيدمان؛ سيستم كدگذاري كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهاي مربوطه،… تشريح گرديده و كاستيها و محدوديتهاي آن تبيين‌مي‌گردد. بديهي است شناخت وضعيت موجود مبناي طراحي سيستم مطلوب سازمان قرار خواهد گرفت‌كه در گزارشهاي آتي به آن خواهيم پرداخت.
1 ـ 2 ـ وضعيت موجود سيستم انبار در سازمان
وضعيت موجود سيستم انبار طي چند مرحله بازديد و مذاكره حضوري جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تداركات و رئيس امور اداري مالي و در ابعاد مختلف شناسايي شده و به شرح زير تبيين‌مي‌گردد.
1 ـ 2 ـ 1 ـ جايگاه سازماني و شرح وظايف
در ساختار سازماني مصوب سازمان جهاد کشاورزي استان خراسان، فعاليتهاي مربوط به انبار در يك‌پست سازماني با عنوان انباردار و زير مجموعه اداره امور اداري و مالي، خلاصه مي‌گردد. هيچگونه‌شرح وظيفه‌اي از انبار، انباردار و يا مسئول انبار تدوين نگرديده و يا در دسترس مشاهده نمي‌شود و شرح‌وظايف انباردار بر اساس انتظاراتي كه بطور معمول و يا موردي وجود داشته توسط وي درك گرديده‌است.
1 ـ 2 ـ 2 ـ نيروي انساني موجود
در حال حاضر يك نفر با تحصيلات ديپلم و بطور قراردادي، متصدي فعاليتهاي انبار مي‌باشد و لازم‌است آموزشهاي لازم در خصوص انبارداري و حسابداري انبار را طي كند. لازم به ذكر است علي‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در كنار يك پست كارشناس مسئول امور مالي و يك پست حسابدار و امين‌اموال در اداره امور اداري و مالي، فعاليت حسابداري انبار بدون متصدي است و از انباردار انتظارمي‌رود.
1 ـ 2 ـ 3 ـ نوع انبار
انبار سازمان به لحاظ فرم ساختماني جزو انبارهاي پوشيده محسوب مي‌شود، ولي به لحاظ موقعيت‌فيزيكي و شرايط محيطي همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ايمني شرايط مناسبي‌ندارد.
1 ـ 2 ـ 4 ـ كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها
عمده كالاهاي موجود در انبار را ملزومات اداري تشكيل مي‌دهد كه شامل ملزومات الكتريكي‌همچون كليد، لامپ مهتابي… و ملزومات رايانه شخصي و لوازم التحرير و مواد خوراكي و بهداشتي‌مي‌باشد. كليه اين ملزومات در دو بخش مصرفي و غيرمصرفي تقسيم بندي مي‌شوند. چيدمان اجناس‌موجود در انبار، ترتيب خاصي نداشته و بر اساس فضاي موجود، كليه اقلام جايابي شده‌اند.
1 ـ 2 ـ 5 ـ سيستم كدگذاري كالاهاي انبار
علي رغم وجود يك سيستم كدگذاري (طراحي شده توسط مشاور) كه براي هر كالاي ورودي به‌انبار، كدي مركب از 5 رقم در نظر مي‌گيرد، كليه كالاها بدون كد در انبار نگهداري شده و كد كالا در هيچ‌يك از فرمهاي گردش اطلاعات انبار ثبت نمي‌شود. لازم به ذكر است كارت انبار كالاهاي انبار در چهاردسته؛ برقي، خوراكي بهداشتي، لوازم التحرير، و لوازم كامپيوتر در كاردكس مربوطه تفكيك گرديده و به‌اين شكل تا حدودي كار جستجوي كارت سوابق كالا را تسهيل مي‌كند. (كد 5 رقمي ذكر شده نشان‌دهنده مصرفي يا غيرمصرفي بودن كالا، گروه كالا و نوع كالا در هر گروه است).
1 ـ 2 ـ 6 ـ تجهيزات موجود در انبار
بجز چند قفسه انبار، هيچ گونه تجهيزات خاص انبارداري همچون پالت، نردبان دوپايه، تهويه‌مناسب و نيز علائم هشدار دهنده و ايمني و ملزومات مناسب جهت رفع خطر آتش سوزي بچشم‌نمي‌خورد. همچنين به جهت عدم مكانيزه بودن سيستم اطلاعات انبار، رايانه‌اي در انبار موجود نيست.
1 ـ 2 ـ 7 ـ فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن
بطور كلي فرايند درخواست كالا تا تحويل آن طي مراحل زير انجام مي‌شود:
- درخواست كالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست كننده تنظيم مي‌شود.
- پس از تأييد مسئول واحد درخواست كننده، درخواست كالا به تأييد رئيس امور اداري‌و مالي رسيده و به انبار ارسال مي‌شود(كالاهايي كه سرمايه‌اي نبوده و زير 5000 ريال‌مي‌باشد، توسط واحد تأييد مي‌شود و تأييد رئيس امور اداري و مالي نياز نيست).
- در صورت وجود كالا در انبار، انباردار كالاي درخواستي را به نماينده واحد تحويل‌مي‌دهد.
- يك نسخه از فرم درخواست كالا به حسابداري ارسال مي‌گردد و يك نسخه آن در انباردر زونكن مربوطه به واحد متقاضي، بايگاني مي‌شود.
- اطلاعات مربوط به ورود و خروج كالا از انبار در كارت انبار و دفتر سياهه انبار (فرم‌شماره15) توسط انباردار ثبت مي‌گردد.
- در صورت عدم وجود كالاي درخواستي در انبار، انباردار موظف به صدور فرم‌درخواست خريد گرديده و فرم را براي كارپرداز ارسال مي‌كند.
- گردش خريد كالا طي گرديده و كالاي خريداري شده همراه با فاكتور جهت صدور قبض‌انبار تحويل انبار مي‌گردد.
- انباردار اقدام به صدور قبض انبار در 3 نسخه كرده و ضمن ممهور كردن قبض انبار به مهرانبار، 2 نسخه اول آن را به كارپرداز جهت تكميل مستندات اداري تحويل مي‌دهد ويك نسخه را در انبار بايگاني مي‌كند (در صورتيكه كالاي خريداري شده جزء اموال باشد، هر 3نسخه به كارپرداز تحويل مي‌شود و يك نسخه اضافي براي انبار تكميل مي‌گردد).
